Atelier en présentiel ou en visio

Programme de la séance (dernière mise à jour : https://www.oisux.org/index.php/les-supports/documentation/gestion-des-adherents-et-comptabilite-dune-association-avec-paheko )

Présentation du logiciel : https://paheko.cloud

Déroulé :

Possibilité d’un essai gratuit : https://paheko.cloud/essai/ pour lequel il faut renseigner : le nom d’une association, un couple Nom & Prénom et une adresse mail.

Exemple utilisé pendant les séances : https://demopaheko.bvs2l.info installé chez un hébergeur internet.

On se place dans le cas où l’association utilise le logiciel à la fois pour la gestion des adhérents ET pour la compta. (Il est possible de n’utiliser que l’un ou l’autre.)

A) Fonctionnalités de base et premières manipulations

1) Enregistrement d’un premier adhérent (par défaut "membre actif").

2) Importation d’une liste d’adhérents existant déjà dans un tableau (téléchargement de la liste ).

3) Sélection des informations apparaissant dans la liste des adhérents.

4) Déclaration d’une cotisation, obligatoire ou pas, dans la rubrique [Membres/Activités & cotisations]. La cotisation est considérée comme une activité, qui fera l’objet ou non d’un paiement.

5) Établissement du tarif de la cotisation (ou des tarifs de la cotisation). A ce stade, il faut que la Compta existe car le but est que les cotisations soient prises en compte dans la compta. Donc on va créer un premier exercice comptable, en déclarant dans un premier temps un Compte Courant et/ou un Compte Épargne.

6) Retour sur la cotisation dans la rubrique [Membres/Activités & cotisations] avec l’établissement du tarif de la cotisation, ou des tarifs de cotisation, par exemple un tarif de base et un tarif réduit.

7) Saisie des premières cotisations, selon le tarif, en chèque ou en espèces.

8) Exemples de saisies de dépenses : assurance, papèterie, etc. Et de recettes : dons, subventions, etc.

9) Aperçu du Compte de résultat et du Bilan.

10) Convocation à l’Assemblée Générale (N.B. : l’envoi de mail n’est pas possible dans le cas d’un essai gratuit sur https://paheko.cloud ).

11) Ajout d’une activité, par exemple une sortie à un spectacle. Déclaration de son tarif.

12) Enregistrement du mot de passe d’un adhérent. Ou "première connexion" : enregistrement du mot de passe par l’adhérent.

13) Choix des informations personnelles de l’adhérent qui pourront être modifiées par lui-même.

14) Création de nouvelles catégories de membres avec des droits de gestion : Membres du Bureau, Membres du CA, Trésorier. Avec par exemple les droits suivants : Les membres du CA peuvent ajouter ou modifier des membres mais ne peuvent pas en supprimer ni modifier la structure. En lecture seulement pour la Compta. Les membres du Bureau : comme les membres du CA, mais peuvent en plus saisir des écritures dans la compta mais sans changer son organisation. Le Trésorier peut administrer entièrement la Compta mais pas modifier la configuration du logiciel. L’administrateur, cad le premier compte qui a été déclaré à l’installation du logiciel, a tous les droits, y compris celui de modifier la configuration du logiciel.

15) Édition des paramètres de présentation de l’association : nom, adresse postale, adresse mail et logo.

16) Gestion des rappels automatiques

17) Extensions : cartes de membres, suivi du temps, fiches de frais

B) Autres fonctionnalités

1) Enregistrement d’une dépense ou d’une recette et choix d’un compte par défaut ou du plan comptable. Intégration d’un compte dans la liste des favoris.

2) Modification des champs de la fiche des membres, par donner la possibilité aux membres de mettre une photo.

3) Rattachement de membres à un autre membre

4) Homonymes

5) Recherches avancées

6) D’un Paheko à l’autre

C) Fonctionnalités avancées. Extraits de l’aide sur le site de Paheko (https://paheko.cloud/aide )

1) Gestion des membres Export des listes de membres Famille : membres rattachés, membres responsables Importer des membres depuis HelloAsso Envoyer des messages Exclure un membre Communiquer les identifiants de connexion aux membres D’un tableur à Paheko : récupérer l’information du paiement des cotisations Fiche des membres : historique et journal d’audit SMS : export de la liste des membres pour le prestataire externe

2) Activités et cotisations Gestion des rappels Les activités et cotisations d’un exercice ou d’une année à l’autre Comment gérer les dons Tarif variable : formules de calcul pour les activités et cotisations Enregistrer plusieurs paiements pour une activité Gestion de copropriété Inscrire plusieurs membres en même temps à une activité Paiement unique pour plusieurs activités

3) Comptabilité Comptes et plans comptables Les Projets, comptabilité analytique Usages avancés et cas spécifiques

4) Documents Ajouter un document à une fiche de membre Gestion des fichiers Les fichiers liés aux écritures comptables Partager des fichiers Retrouver les fichiers des membres

5) Site web Activation et personnalisation du site web Créer des catégories pour organiser son site Écrire une page pour le site web Epingler une page sur la page d’accueil Le site de l’association et le RGPD Développement du site web Les mentions légales du site de l’association Référencement du site de l’association Restreindre l’accès aux pages du site web Statistiques du site web

6) Configuration

7) Extensions

8) Utilisation avancée

L’Association Club Linux Nord Pas de Calais co-organise l’atelier numérique citoyen tous les derniers samedis du mois, à Wimille.

Les petits déjeuners du libre consistent à un temps d’échange convivial autour du numérique, de l’informatique, dit libre et éthique.

Au cours de ces séances, nous vous proposons d’installer le système d’exploitation libre Linux et/ou les logiciels libres que vous utilisez sur votre ordinateur.

Si votre ordinateur est récent et que vous vous voulez vous donner les moyens de maîtriser les informations qui y entrent et en sortent, ou si votre ordinateur devient poussif ...

Pensez à nous rendre visite, c’est gratuit et on vous donnera toutes les clés pour que vous puissiez faire le choix qui vous convient 😁

Cette manifestation a lieu à l’atelier numérique citoyen , 1bis rue de Lozembrune

L’OMJC organise avec l’Association Club Linux Nord Pas de Calais organise chaque samedi une permanence Logiciels Libres ouverte à tous, membre de l’association ou non, débutant ou expert, curieux ou passionné.

Le Centre d’Infos Jeunes a mis en place une démarche d’accompagnement des jeunes aux pratiques actuelles pour l’informatique et le numérique : * Lieu d’accès public à Internet ( 5 postes avec Wifi libre et gratuit ) * Web collaboratif et citoyen pour que chacun puisse trouver sa place et passer du rôle de simple usager à celui d’initiateur de processus collaboratif * Éducation à l’information par les nouveaux médias ( diffusion par le biais du numérique ) * Logiciels libres ( bureautique, sites, blogs, cloud, infographie et vidéo, musique, réseaux sociaux, chat, … ).

Cette rencontre a lieu sur rendez-vous, tous les samedis matins hors vacances scolaires à la Maison communale de la ferme Dupire, rue Yves Decugis à VILLENEUVE D’ASCQ

Afin de limiter la surconsommation numérique et lutter contre l’obsolescence programmée des systèmes d’exploitation, l’association CLX propose d’installer un système de remplacement gratuit, en français et sans publicité qui vous permettra de continuer à l’utiliser avec tout le nécessaire pour retrouver vos usages du quotidien (navigation internet, envoi de mail, suite bureautique, vidéos, retouche photos...).

Plus de détails sur OpenAgenda